送別会を辞退するときのメール例文まとめ！マナーと使えるテンプレ付き

送別会のお誘いをいただいたけれど、どうしても都合がつかない——そんなとき、どんなメールを送れば失礼にならないのか迷いますよね。

実は、辞退の伝え方ひとつで「印象が下がる」こともあれば、「丁寧で信頼できる人」と思われることもあります。

この記事では、送別会を辞退するときの正しいメールマナーと、そのまま使える例文テンプレートを多数紹介します。

仕事の都合・私用・オンライン開催など、あらゆるシーンに対応。

2025年の最新ビジネスマナーに沿って、相手に好印象を与える断り方をわかりやすく解説します。

「断る＝終わり」ではなく、「感謝を伝えて信頼を残す」一通を一緒に作っていきましょう。

送別会を辞退するメールの基本マナー【2025年最新版】
送別会辞退メールのテンプレートと書き方
送別会辞退のメール例文集【シーン別・全文テンプレ付き】
送別会を辞退するLINE・チャット文例【短文・一言テンプレ】
辞退後のフォローで印象を良くする文例集
【まとめ】送別会辞退メールは「断る＝終わり」ではなく「信頼を残す」行為
1. 送別会辞退メールを通じて伝わる「誠実さ」
2. 2025年のビジネスマナーに合った伝え方とは

送別会を辞退するメールの基本マナー【2025年最新版】

送別会を辞退する際は、単に「参加できません」と伝えるだけでは不十分です。

社会人としての印象を左右するのは、断るときの「伝え方」と「誠意」です。

ここでは、最新のビジネスマナーに基づいて、丁寧で感じの良い辞退メールの基本ルールを整理します。

送別会を断るときのマナーと心構え

まず意識したいのは、辞退の理由よりも相手への敬意と感謝を伝えることです。

送別会は、これまでの関係に区切りをつける大切な時間です。

参加できない場合でも、「お誘いありがとうございます」「お世話になりました」などの一言を添えることで、誠実な印象を残せます。

断ること自体は悪いことではなく、どう伝えるかが印象を左右します。

良い例	悪い例
「お誘いありがとうございます。恐縮ですが、今回は都合により参加が難しい状況です。」	「行けません。すみません。」
「当日は難しいのですが、〇〇さんの新しい環境でのご活躍をお祈りしています。」	「無理です。予定があるので。」

「断り方」で印象が決まる3つのポイント

丁寧な断り方には共通のポイントがあります。

以下の3つを意識するだけで、受け取る側の印象は大きく変わります。

1. 感謝の言葉を最初に伝える（例：「お誘いいただきありがとうございます」）
2. 理由は簡潔に述べる（例：「当日は別件があり、出席が難しい状況です」）
3. 最後にお詫びと気遣いを添える（例：「皆さまで良い時間をお過ごしください」）

「断る」よりも「感謝とお詫びを伝える」姿勢を重視すると、関係を良好に保てます。

メールで伝える際の基本構成と文の流れ

メールで送別会辞退を伝える場合は、形式と流れを守ることが大切です。

ビジネスシーンでは、以下の構成を基本形として覚えておきましょう。

構成	内容
件名	「送別会のお誘いありがとうございます」など、内容がわかる表現にする
宛名	幹事や上司の氏名を明記する
本文冒頭	お誘いへの感謝を伝える
中盤	辞退の理由を簡潔に述べる
結び	お詫びとお礼、今後の応援の言葉を添える

この構成を守るだけで、誰に送っても失礼にならない、誠実なメールに仕上がります。

「形式を整えること＝相手への思いやり」という意識を持つと良いでしょう。

送別会辞退メールのテンプレートと書き方

送別会を辞退するときに「どう書けばいいのか分からない」と悩む人は多いです。

でも、基本の型を押さえれば誰でも自然で丁寧なメールが書けます。

ここでは、テンプレートを使って簡単に書ける方法を紹介します。

ビジネスメールの正しい構成（件名・宛名・結び）

送別会辞退のメールは、形式を整えることで信頼感が生まれます。

どんな相手にも通用する基本構成を押さえましょう。

要素	書き方のポイント
件名	「送別会のお誘いありがとうございます」など、用件を明確にする
宛名	幹事や上司のフルネームを明記（例：「〇〇課　〇〇様」）
本文冒頭	感謝の言葉を添える（例：「このたびはお誘いいただき、ありがとうございます。」）
中盤	辞退理由を簡潔に伝える（例：「当日は所用のため出席が難しい状況です。」）
結び	お詫びと気遣いの一言で締める（例：「皆さまで良い時間をお過ごしください。」）

この流れに沿えば、失礼のない文章になります。

「短くても、丁寧で温かみのある言葉」を意識することがポイントです。

お詫び・感謝・理由のバランスを取るコツ

辞退メールで大切なのは、3つの要素のバランスです。

感謝：お誘いへの気持ちを伝える（例：「お声がけいただきありがとうございます」）
理由：やむを得ない事情を簡潔に伝える（例：「当日は別の予定がございます」）
お詫び：欠席を申し訳なく思っていることを表す（例：「せっかくのお心遣いにお応えできず申し訳ありません」）

この3要素のうち、どれか1つでも欠けると冷たい印象になりやすいため注意しましょう。

使ってはいけないNG表現と言い換え例

たとえ悪意がなくても、言葉の選び方を間違えると印象を損なうことがあります。

ここでは、避けたい表現とその言い換え例を紹介します。

NG表現	適切な言い換え
「行けません」「無理です」	「当日は出席が難しい状況です」
「予定があるので」	「別件の予定が入っており」
「すみません」	「申し訳ございません」または「恐縮ですが」
「また今度」	「またの機会にご一緒できれば幸いです」

こうした細かな言葉遣いの違いが、ビジネスマナーの差になります。

相手の立場を想像して言葉を選ぶことが、最も大切なマナーです。

送別会辞退のメール例文集【シーン別・全文テンプレ付き】

送別会を辞退する理由は人それぞれです。

ここでは、状況別に使えるメール例文を紹介します。

どれもそのままコピペで使えるフルバージョンです。

仕事の都合で欠席する場合（フルバージョン例文）

仕事上のスケジュール調整で参加できないときの、最も一般的な例文です。

 件名：送別会のお誘いありがとうございます 〇〇課 〇〇様 お疲れさまです。△△課の□□です。 このたびは〇〇さんの送別会にお誘いいただきありがとうございます。 誠に恐縮ですが、当日は業務の都合により出席が難しい状況です。 〇〇さんには日頃より多くのご指導をいただき、大変感謝しております。 後日改めてご挨拶をさせていただければ幸いです。 ご配慮いただき、誠にありがとうございます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

「感謝→理由→お詫び→フォロー」の順で構成することで誠実な印象になります。

ポイント	解説
冒頭	「お誘いありがとうございます」で柔らかく開始
中盤	「業務の都合」と言い換えることで無難かつ丁寧
結び	「後日改めて」フォローの意志を見せる

体調不良で参加できない場合（フルバージョン例文）

健康に関する表現を避け、やわらかく欠席を伝えるパターンです。

 件名：送別会について（欠席のご連絡） 〇〇課 〇〇様 お世話になっております。□□です。 〇〇さんの送別会にお誘いいただきありがとうございます。 恐縮ですが、当日は体調の関係で出席を控えさせていただければと存じます。 ご迷惑をおかけし申し訳ございません。 皆さまのあたたかい時間となりますようお祈り申し上げます。

「控えさせていただく」という言い回しは、角が立たず丁寧な印象を与えます。

家庭・私用の都合で欠席する場合（フルバージョン例文）

家庭や私用を理由にする場合は、具体的に書かずやんわり伝えるのがポイントです。

 件名：送別会のお誘いありがとうございます 〇〇様 いつもお世話になっております。△△です。 このたびは〇〇さんの送別会にお声がけいただきありがとうございます。 恐縮ですが、当日は私用のため出席が難しい状況です。 〇〇さんにはこれまで多くのご指導をいただき、大変感謝しております。 後日改めてお礼をお伝えできればと存じます。 どうぞよろしくお願いいたします。

「私用のため」とすることでプライベートを守りつつ丁寧に伝えられます。

オンライン送別会を辞退する場合（フルバージョン例文）

リモート環境で行われる送別会を断る場合の最新例文です。

 件名：オンライン送別会のご案内ありがとうございます 〇〇課 〇〇様 お世話になっております。□□です。 〇〇さんのオンライン送別会にお誘いいただきありがとうございます。 恐縮ですが、当日は別件の予定が入っており参加が難しい状況です。 〇〇さんのこれまでのご尽力に深く感謝申し上げます。 ご盛会となりますよう心よりお祈り申し上げます。

オンライン開催でも、通常の送別会と同じ敬意をもって断るのがマナーです。

上司・目上の人へ送る場合の丁寧表現テンプレ

よりフォーマルな印象を与えたいときの書き方です。

 件名：送別会のご案内ありがとうございます 〇〇部長 平素より大変お世話になっております。△△でございます。 このたびはお心づくしのご案内をいただき、誠にありがとうございます。 恐縮ながら、当日はやむを得ぬ事情により出席がかないません。 〇〇さんには多くの学びをいただきましたこと、心より感謝申し上げます。 ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

肩書きがある相手には「ございます調」でまとめると上品な印象になります。

カジュアルな社内メール・同僚向けの簡易例文

同僚や気心の知れた相手に送る場合は、ややくだけた表現でも問題ありません。

 件名：送別会について（欠席のご連絡） 〇〇さん お疲れさまです。△△です。 お誘いいただきありがとうございます。 恐縮ですが、当日は予定があり出席が難しそうです。 またの機会にぜひご一緒させてください。 どうぞよろしくお願いします。

「またの機会に」という一言が、柔らかく印象を残すポイントです。

ここまでの例文を組み合わせれば、どんなシチュエーションでも対応できます。

大切なのは「断る」のではなく「感謝を伝える」姿勢です。

送別会を辞退するLINE・チャット文例【短文・一言テンプレ】

最近はメールよりも、社内チャットやメッセージアプリで連絡を取ることが一般的になっています。

送別会の欠席連絡も、短い一言で済ませるケースが多いですよね。

ただし、短文でも誠意が伝わる言葉選びが大切です。

社内チャットでの丁寧な伝え方

TeamsやSlackなどのチャットツールでは、端的ながらも丁寧さを意識する必要があります。

以下の例文を使えば、形式を気にせず自然に伝えられます。

状況	例文
一般的なケース	「〇〇さんの送別会ですが、当日は予定があり参加が難しいです。お誘いありがとうございます。」
上司や幹事に伝えるとき	「ご連絡ありがとうございます。当日は所用があり出席が難しい状況です。ご配慮いただき感謝いたします。」
親しい同僚に伝えるとき	「ごめん、当日ちょっと予定が入ってて行けなそう。声かけてくれてありがとう！」

チャットでも「ありがとう」「申し訳ない」の一言を入れるだけで印象が変わります。

LINEでの気遣いメッセージ例

職場によってはLINEで連絡を取ることもあります。

プライベート感が出やすいツールなので、言葉遣いを少し丁寧に整えるのがポイントです。

目的	一言テンプレ
やむを得ない理由で欠席	「〇〇さんの送別会ですが、当日は都合がつかず参加を見送らせていただきます。ご迷惑をおかけしてすみません。」
お礼とお詫びを伝える	「お誘いありがとうございます。今回は参加できませんが、〇〇さんの門出を心より応援しています。」
カジュアルな伝え方	「お誘いありがとう！　今回は都合がつかないけど、またの機会にぜひ。」

LINEでも丁寧語を少し加えるだけで、ビジネスシーンでも通用する印象になります。

上司・同僚・後輩それぞれの言い回し

相手との関係性に応じて、言葉のトーンを少し変えるとより自然に伝わります。

相手	言い回しの例
上司・幹事	「〇〇さんの送別会にお誘いいただきありがとうございます。当日は別件があり出席が難しい状況です。ご配慮に感謝いたします。」
同僚	「お誘いありがとう！　当日は都合がつかず行けなそう。楽しんできてね。」
後輩	「お知らせありがとう。当日は少し予定があって難しそうだけど、準備がんばってね。」

相手が誰かによって文体を柔らかくしたり、丁寧に整えたりすることが大切です。

どんなチャットでも、誠意と気遣いを感じる文が信頼につながります。

短文でも「相手を思う気持ち」が伝われば、それが最高のマナーです。

辞退後のフォローで印象を良くする文例集

送別会を辞退したあと、そのままにしておくと印象が下がることがあります。

しかし、ひとことフォローを添えるだけで、むしろ「丁寧で感じの良い人」と思われることもあります。

ここでは、辞退後にできるフォロー方法と文例を紹介します。

主役に送る感謝メッセージ例

送別会に出られなかった場合でも、主役に一言メッセージを送るだけで気持ちはしっかり伝わります。

長文でなくても大丈夫です。

状況	メッセージ例
フォーマル	「〇〇さん、これまで大変お世話になりました。直接お伝えできず恐縮ですが、新しい環境でのご活躍をお祈りしております。」
ややカジュアル	「〇〇さん、今まで本当にありがとうございました。直接ご挨拶できずすみません。新しい場所でも頑張ってくださいね。」
社内チャット用	「〇〇さん、これまでたくさんのサポートをありがとうございました。今後のご活躍を心から応援しています。」

直接会えなくても、感謝の一言があればそれだけで温かい印象を残せます。

後日送るフォローメールのテンプレート

送別会の翌日や数日後に、メールでお礼とお詫びを兼ねたメッセージを送るのも良い方法です。

 件名：送別会に参加できず申し訳ございません 〇〇様 お世話になっております。△△です。 先日の〇〇さんの送別会にお声がけいただき、誠にありがとうございました。 当日は参加できず申し訳ございませんでした。 〇〇さんには多くのことを教えていただき、心より感謝しております。 新しい環境でのご活躍を心よりお祈り申し上げます。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

フォローメールは、送別会の翌営業日〜1週間以内に送るのが好印象です。

カード・ギフトに添える一言例

送別会に出席できなかった場合、カードや簡単なメッセージを渡すのもおすすめです。

形式ばらず、相手の新しいスタートを応援する言葉を添えると気持ちが伝わります。

タイプ	一言メッセージ例
フォーマル	「新しい環境でのますますのご活躍をお祈り申し上げます。」
親しい相手	「〇〇さんの笑顔と前向きさにいつも元気をもらっていました。新しい場所でもそのままの〇〇さんで頑張ってください。」
シンプル	「今までありがとうございました。これからも応援しています。」

短い言葉でも、手書きで伝えると心がこもっている印象になります。

辞退後のフォローは、相手を思う気持ちを形にする最後のチャンスです。

「参加できなかった後の一言」こそが、信頼を深める大切なマナーです。

【まとめ】送別会辞退メールは「断る＝終わり」ではなく「信頼を残す」行為

送別会を辞退するのは、誰にとっても気が引けることです。

しかし、その伝え方次第で、むしろあなたの印象を高めることができます。

ここでは、これまで紹介したポイントをまとめて振り返ります。

ポイント	意識したいこと
感謝の気持ち	「お誘いありがとうございます」で始める
理由の伝え方	簡潔に、言い訳がましくならないように
お詫びの言葉	「申し訳ございません」「恐縮ですが」などを添える
フォローの姿勢	「後日改めてご挨拶します」「感謝しています」と伝える