交通費請求メールの正しいマナーと例文！取引先・面接・社内対応別に紹介

打ち合わせや面接などで交通費が発生した際、「どうやって請求メールを書けばいいのか」と迷う方は多いですよね。

特に取引先や採用担当者に送る場合、表現を誤ると印象を損ねてしまうこともあります。

この記事では、交通費請求メールの基本マナーから、すぐに使える例文、返信がない場合の対応までをわかりやすく解説します。

そのまま使えるテンプレート付きで、誰でも安心して送れるメールを作成できます。

ビジネスでも就職活動でも通用する丁寧な文面を身につけて、スムーズなやり取りを実現しましょう。

交通費請求メールとは？目的と基本マナーを解説

まずは、交通費請求メールの基本的な意味と、送る際に守るべきマナーについて整理しましょう。

この記事を読むことで、どんな場面でも自信をもってメールを送れるようになります。

交通費請求メールを送る目的

交通費請求メールとは、出張や打ち合わせ、面接などで発生した交通費を、相手に正式に伝えて清算を依頼するためのメールです。

口頭で伝えるだけでは記録が残らないため、金額や経路、日付などを明確に示すことが大切です。

このメールの目的は「正確な報告」と「信頼の維持」です。

お金の話だからこそ、冷たくならず、丁寧な表現を心がけることが印象を左右します。

目的	ポイント
交通費の報告	経路・金額・日付を正確に記載する
精算の依頼	お願いの言葉を添えて柔らかく伝える
ビジネスマナーの維持	文面全体のトーンを丁寧に保つ

送信タイミングと守るべきマナー

交通費請求メールは、基本的に出張や面談の翌日から3日以内に送るのが理想です。

あまり日が空くと、相手が内容を忘れてしまう可能性があります。

送るタイミングが遅れるほど、相手の対応も後回しになりやすいため、できるだけ早めの連絡を心がけましょう。

項目	推奨内容
送信時期	翌日〜3日以内
件名	「交通費精算のお願い（〇月〇日〇〇訪問）」など具体的に
文面の構成	挨拶 → 用件 → 明細 → 感謝の順にまとめる

また、メールの最後には「お手数をおかけしますが」「ご確認をお願いいたします」といった柔らかな言葉を添えると、より印象が良くなります。

迅速で丁寧なやり取りこそ、信頼されるビジネスパーソンの基本です。

交通費請求メールの基本的な書き方

ここでは、交通費請求メールを作成する際に押さえておきたい基本構成を紹介します。

ビジネス文書としての正確さはもちろん、読みやすさと丁寧さのバランスを取ることが重要です。

件名の付け方と注意点（例文付き）

件名は、受信者が内容を一目で理解できるように簡潔かつ具体的に書きます。

「いつ」「何のための交通費か」を含めるのがポイントです。

良い件名の例	ポイント
交通費精算のお願い（3月15日A社打ち合わせ）	日付と目的が明確
3月15日訪問分の交通費清算について	自然な言い回しで伝わる
交通費清算のご依頼／山田	差出人がすぐ分かる

逆に「お疲れさまです」「精算の件」などの曖昧な件名は、受信トレイで埋もれてしまうため避けましょう。

宛名・挨拶文・署名の正しい形式（例文付き）

宛名や挨拶文は、社会人としての基本マナーが出る部分です。

特に取引先や面接担当者など、外部の相手に送る場合は丁寧さを意識しましょう。

宛名・挨拶の基本構成例：

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田です。

先日はお忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。

構成要素	ポイント
宛名	会社名＋部署＋氏名＋「様」を正確に
挨拶文	お礼や感謝の言葉から始める
署名	会社名・部署・氏名・連絡先を記載

社内向けの場合は、宛名を簡略化しても問題ありませんが、初めてのやり取りでは正式な書式を守ると安心です。

交通費明細の書き方と記載例

交通費明細は、メール本文に箇条書きや表形式で記載します。

「日付」「経路」「金額」をそろえて記載し、誤解のないようにするのが鉄則です。

交通費明細（例）	内容
日付	2026年3月15日
経路	新宿駅 ⇄ 品川駅（往復）
金額	640円

領収書をPDFまたは画像で添付する場合は、ファイル名を「交通費精算_山田太郎.pdf」のようにわかりやすくしておくと親切です。

複数の領収書がある場合は、一つのZIPファイルにまとめて送るとスマートです。

最後に、感謝の言葉で締めくくることで、全体の印象が柔らかくなります。

「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」という一文を添えるだけで印象が大きく変わります。

【フルバージョン例文付き】交通費請求メールの実例集

ここからは、実際に使える交通費請求メールの具体例を紹介します。

そのまま使えるテンプレートから、場面に応じた言い回しの違いまで見ていきましょう。

取引先への交通費請求メール例文（丁寧＆シンプル2パターン）

取引先に送る場合は、最も丁寧な表現を選び、相手に負担をかけない書き方を心がけます。

目的	ポイント
外部の取引先に請求	感謝＋明確な明細＋柔らかな依頼文
フォーマル度	★★★★★

例文①（丁寧バージョン）

件名：交通費精算のお願い（3月15日A社打ち合わせ）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の山田太郎です。

先日はお忙しい中お時間をいただき、誠にありがとうございました。

3月15日に御社を訪問した際の交通費について、下記の通りご請求申し上げます。

————————————————-

交通費明細（3月15日）
経路：新宿駅 ⇄ 品川駅
金額：640円

————————————————-

領収書を添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。

お手数をおかけいたしますが、精算のほどよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社△△
営業部　山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
E-mail：taro.yamada@example.co.jp
――――――――――――――

例文②（シンプルバージョン）

件名：3月15日訪問分の交通費について

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の山田です。

3月15日の訪問に関する交通費を下記の通りご連絡いたします。

経路：新宿駅 ⇄ 品川駅（往復）
金額：640円

領収書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。

採用面接後の交通費請求メール例文（学生・社会人向け）

面接後に交通費を請求する場合は、感謝の意を忘れずに、簡潔にまとめることが大切です。

対象	ポイント
就職活動・面接後	お礼の言葉を先に、請求は控えめに
フォーマル度	★★★★☆

フルバージョン例文

件名：交通費清算のお願い（3月20日面接）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。3月20日に面接でお伺いしました山田太郎です。

このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

ご案内いただきました交通費清算の件につきまして、下記の通りお知らせ申し上げます。

————————————————-

経路：新宿駅 ⇄ 渋谷駅
金額：320円

————————————————-

領収書を添付しておりますので、ご確認のほどお願いいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
山田太郎
Email：taro.yamada@example.com
TEL：080-XXXX-XXXX
――――――――――――――

社内向けの交通費精算依頼メール例文（経理・上司宛）

社内での交通費精算メールは、必要情報を簡潔にまとめ、担当者が処理しやすい形で送るのがポイントです。

対象	ポイント
社内の経理・上司宛	必要情報を簡潔に整理
フォーマル度	★★★☆☆

例文

件名：交通費精算のお願い（3月業務分）

経理部　〇〇様

お疲れさまです。営業部の山田です。

3月中の訪問業務に関する交通費の清算をお願いいたします。

————————————————-

3月5日　新宿駅 ⇄ 品川駅　640円
3月12日　新宿駅 ⇄ 東京駅　780円
合計：1,420円

————————————————-

領収書を添付しております。
お手数ですがご確認のうえ、処理をお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

例文を使う際は、日付・金額・相手名を必ず実際の情報に置き換えて使いましょう。

交通費請求メールで気をつけたいマナーと表現

交通費請求メールは金銭に関わる連絡のため、ちょっとした言葉選びで印象が変わります。

この章では、相手に好印象を与えるための表現や、避けるべき言葉を紹介します。

失礼にならないクッション言葉の使い方

交通費を請求する際は、いきなり「請求します」と書くよりも、柔らかい言い回しを使う方が丁寧です。

クッション言葉を入れることで、依頼の印象がぐっと穏やかになります。

シーン	使えるクッション言葉
請求を伝えるとき	「お手数をおかけいたしますが」「恐縮ではございますが」
確認を依頼するとき	「ご確認いただけますと幸いです」「ご査収ください」
手続き依頼の際	「お手続きのほど、よろしくお願いいたします」

例文：

「お忙しいところ恐縮ですが、交通費清算のご確認をお願いいたします。」

「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。」

これらの表現を添えるだけで、相手への敬意が自然に伝わります。

避けるべきNG表現・言い回し

丁寧なつもりで使った表現が、逆に誤解を招く場合もあります。

ここでは、避けた方がよい表現を具体例とともに紹介します。

NG表現	理由・改善例
「交通費を払ってください」	命令調で失礼 → 「交通費精算のお願い」にする
「〜の件、確認しました？」	くだけすぎる → 「ご確認いただけましたでしょうか」
「すぐにお願いします」	急かしている印象 → 「お手すきの際にご対応いただけますと幸いです」

特に取引先や採用担当者へのメールでは、砕けた表現や命令形は避けましょう。

また、過度にへりくだった表現（例：「ご清算いただけましたら幸いに存じますが…」など）も、重く感じられる場合があります。

「簡潔」「明確」「丁寧」を意識すると、相手に負担をかけず、印象の良い文章になります。

返信がないときの対応方法

交通費請求メールを送ったあと、しばらく経っても返信がない場合は、相手に失礼のない範囲で確認の連絡を入れましょう。

この章では、返信がないときの適切な対応と、催促メールの書き方を紹介します。

催促メールを送るタイミングと注意点

返信がない場合でも、すぐに催促メールを送るのは避けましょう。

基本的には、送信から3〜5営業日を目安に確認メールを送るのが適切です。

状況	対応の目安
1〜2日経過	まだ返信を待つ（催促は早い）
3〜5営業日経過	軽い確認メールを送る
1週間以上経過	電話など別の方法で連絡を検討

このときも、相手の忙しさに配慮した文面にすることが大切です。

「まだですか？」などの直接的な表現は避けましょう。

再送・催促メールのフル例文

ここでは、実際にそのまま使える催促メールの例文を紹介します。

強く聞こえず、丁寧に確認できる表現を使いましょう。

例文①：取引先への再送メール

件名：交通費精算の件（再送）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の山田太郎です。

先日お送りいたしました交通費精算の件につきまして、ご確認いただけましたでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、念のため再送させていただきます。

ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
株式会社△△
営業部　山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
E-mail：taro.yamada@example.co.jp
――――――――――――――

例文②：社内の上司や経理担当者への催促メール

件名：交通費精算の確認のお願い

経理部　〇〇様

お疲れさまです。営業部の山田です。

先週お送りしました交通費精算の件について、確認のご連絡をさせていただきました。

お手すきの際にご対応いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

例文③：採用担当者への再送メール（学生・応募者向け）

件名：交通費清算の件につきまして（再送）

〇〇株式会社
人事部　〇〇様

お世話になっております。3月20日に面接でお伺いしました山田太郎です。

先日ご案内いただいた交通費清算の件で、確認のご連絡を差し上げました。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。

――――――――――――――
山田太郎
Email：taro.yamada@example.com
TEL：080-XXXX-XXXX
――――――――――――――

催促メールは、焦らず・丁寧に・短く書くのが基本です。

相手の立場を尊重した一文を添えることで、角の立たないやり取りができます。

まとめ！正確で丁寧なメールが信頼をつくる

ここまで、交通費請求メールの目的・書き方・例文・マナー・対応方法を解説してきました。

どの場面でも共通して大切なのは、相手の立場を尊重しながら、情報を正確に伝えることです。

ポイント	意識すべき内容
正確性	日付・経路・金額を誤りなく記載する
丁寧さ	クッション言葉やお礼を忘れずに添える
スピード	翌日〜3日以内に送る

交通費請求メールは、単なる精算依頼ではなく、信頼を築くためのビジネスコミュニケーションのひとつです。

文面ひとつで相手の印象が変わるため、テンプレートをそのまま使うだけでなく、自分の言葉で調整することが大切です。

そして、何よりも忘れてはいけないのが「迅速・明確・丁寧」の3原則。

メールの中に誠実さを込めることで、円滑なやり取りと信頼関係の構築につながります。

これで、どんな相手にも安心して交通費請求メールを送れるようになります。