日程調整メールの返信はこれで完璧｜状況別の例文＆フルテンプレート付き

仕事ややり取りの中で、日程調整メールに返信する機会は意外と多いものです。

とはいえ、「どんな言葉で返せばいいのか」「相手によって文面を変えるべき？」と迷う方も多いですよね。

この記事では、ビジネスでもプライベートでもそのまま使える日程調整メールの返信例文を、短文とフルバージョンの両方で紹介します。

さらに、相手別の言葉遣い・避けたいNG例・印象を上げるひと工夫までをわかりやすく解説。

読み終えるころには、「どんな相手にも迷わず返信できる」自信が身につくはずです。

日程調整メールに返信するときの基本マナー

まずは、どんな相手にも共通する「基本マナー」を押さえておくことが大切です。

この章では、返信スピード・敬語・構成の3つの観点から、すぐに実践できるポイントを解説します。

返信スピードの目安とタイミング

日程調整メールは、相手が予定を確定できるよう返信を待っているケースがほとんどです。

理想的なのは、メールを受け取って24時間以内に返信することです。

もし確認に時間がかかる場合は、「確認のうえ、明日中にご連絡いたします」と一言添えると印象が良くなります。

返信タイミング	印象
即日（3時間以内）	とても丁寧でスムーズ
翌日以内	一般的で問題なし
2日以上経過	遅い印象を与える可能性あり

失礼のない敬語・言い回しのポイント

ビジネスメールでは、短くても丁寧な表現を意識しましょう。

特に、「了解しました」よりも「承知いたしました」、「お願いします」より「お願い申し上げます」といった表現を選ぶと安心です。

避けたい表現	適した表現
了解しました	承知いたしました
お願いします	お願い申し上げます
〜しますね	〜いたします

また、文を短く区切って読みやすくすることで、相手にも伝わりやすい印象を与えます。

基本構成はこの4ステップで完成（短文＋例文あり）

日程調整メールの基本構成は、以下の4ステップで整理すると誰でも失礼のない返信ができます。

ステップ	内容
① 挨拶	お世話になっております。
② 感謝	ご連絡ありがとうございます。
③ 回答	ご提案いただいた日程で問題ございません。
④ 結び	当日はよろしくお願いいたします。

短文の例文としては、以下のようにまとめられます。

例文（短文）:

「ご連絡ありがとうございます。ご提案の日程で問題ございません。当日はよろしくお願いいたします。」

もう少し丁寧にしたい場合は、次のようなフルバージョンも使えます。

例文（フルバージョン）:

「お世話になっております。○○株式会社の△△です。

日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた○月○日（○）○時で問題ございません。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。」

この4ステップを意識するだけで、どんな相手にも丁寧で印象の良い返信ができるようになります。

状況別｜日程調整メールの返信例文集【短文＆フルバージョン】

ここでは、実際に使える例文をシーン別に紹介します。

短文でサッと返したいときも、丁寧なフルバージョンで印象を整えたいときも、状況に合わせて選べます。

相手の提示日を了承する場合

相手が複数の候補日を提示してくれた場合は、感謝の言葉を伝えてから回答しましょう。

状況	ポイント
相手が日程を提示	感謝＋了承を簡潔に伝える

短文例:

「ご連絡ありがとうございます。ご提案の日程のうち、○月○日（○）の○時でお願いいたします。」

フルバージョン例:

「お世話になっております。○○株式会社の△△です。

日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた候補日のうち、○月○日（○）○時で問題ございません。

当日は何卒よろしくお願いいたします。」

提案日に都合が合わない場合

相手の提示日が難しい場合は、丁寧に代案を出すのがマナーです。

状況	ポイント
都合が合わない	お詫び＋代案の提示

短文例:

「ご提案いただいた○日は予定が重なっており難しい状況です。恐縮ですが、○日または○日はいかがでしょうか。」

フルバージョン例:

「お世話になっております。△△株式会社の□□です。

日程のご提案をいただき、ありがとうございます。

恐縮ですが、ご提示いただいた○月○日は別件があり難しい状況です。

もし可能でしたら、○月○日（○）または○月○日（○）の同時刻でお願いできれば幸いです。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。」

こちらから日程変更をお願いする場合

すでに決まっていた日程を変更する場合は、必ずお詫びの一言を添えましょう。

状況	ポイント
自分の都合で変更	謝罪＋代案提示＋感謝

短文例:

「ご調整いただいていた○月○日ですが、都合により変更をお願いできますでしょうか。○日または○日はいかがでしょうか。」

フルバージョン例:

「お世話になっております。○○株式会社の△△です。

先日ご調整いただいた○月○日（○）について、恐縮ながら都合により変更をお願いしたく存じます。

大変お手数をおかけいたしますが、○月○日（○）または○月○日（○）の同時刻でご都合はいかがでしょうか。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

返信が遅れてしまった場合

多忙などで返信が遅れた際は、まずは一言お詫びを入れるだけで印象が大きく変わります。

状況	ポイント
返信が遅れた	お詫び＋本題

短文例:

「ご返信が遅くなり申し訳ございません。いただいたご提案のうち、○月○日（○）○時でお願いできます。」

フルバージョン例:

「お世話になっております。△△株式会社の□□です。

ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

ご提示いただいた候補日のうち、○月○日（○）○時で問題ございません。

当日は何卒よろしくお願いいたします。」

面接・打ち合わせなどフォーマルな場面

面接や商談など、より正式な印象が求められる場合は、会社名・氏名・目的を明確に伝えることが大切です。

状況	ポイント
フォーマルな場面	会社名・目的・署名の明記

フルバージョン例:

「お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。

面接日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた○月○日（○）○時で問題ございません。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
○○株式会社　△△ △△
メール：xxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
――――――――――――――

【完全版】ビジネス日程調整メールのフル文例テンプレート

最後に、あらゆる場面で使える「完全版テンプレート」を紹介します。

テンプレート例:

件名：○○（案件名）日程調整の件

本文：

お世話になっております。○○株式会社の△△です。

このたびは日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた候補日のうち、○月○日（○）○時でお願いできればと存じます。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

――――――――――――――
○○株式会社　△△ △△
メール：xxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
――――――――――――――

短文でもフル文でも、相手への配慮を忘れずに返信することが、印象を左右する大切なポイントです。

相手別に見る返信マナーと例文の違い

日程調整メールの印象は、相手との関係によって変わります。

この章では、「目上の人」「同僚」「企業担当者」など、立場ごとに適した言葉遣いと例文を紹介します。

上司・取引先など目上の人への返信例

目上の人に返信する際は、控えめで丁寧な表現を使うのが基本です。

「了解しました」などの軽い言葉は避け、「承知いたしました」「お願い申し上げます」などを使いましょう。

避ける言葉	好印象な言い換え
了解しました	承知いたしました
お願いします	お願い申し上げます
〜しますね	〜いたします

フルバージョン例:

「お世話になっております。○○株式会社の△△です。

日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた○月○日（○）○時で問題ございません。

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。」

目上の相手には、“控えめな言葉＋感謝”をセットで伝えることが印象アップの鍵です。

同僚・社内メンバーへの返信のコツ

社内の同僚やチームメンバーに対しては、ややカジュアルで構いません。

ただし、ビジネスの場なので、敬語は崩しすぎないよう注意します。

シーン	おすすめトーン
メール	丁寧語を中心に柔らかい印象で
チャット	簡潔にしつつも敬意を保つ

短文例（メール）:

「ありがとうございます。○日（○）の午後で問題ありません。よろしくお願いします。」

短文例（チャットツール）:

「○日午後でOKです、ありがとうございます。」

社内でも“ため口”や「〜っす」は避けるのが安全です。

ビジネス上の記録が残るメールやチャットでは、常に読み手を意識することが大切です。

企業への返信（就活・応募シーン）

就職活動や応募に関する日程調整メールは、誤字や形式の乱れに特に注意が必要です。

学生や求職者のメールは、企業側が「ビジネスマナーの基本」を見る場でもあります。

注意ポイント	理由
宛名・署名を省かない	誠実な印象を与える
スペース・句読点の位置	丁寧な印象に直結

フルバージョン例:

件名：面接日程のご連絡（○○大学 △△）

本文：

株式会社○○ 採用ご担当 △△様

お世話になっております。○○大学の□□と申します。

このたびは面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた○月○日（○）○時で問題ございません。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

――――――――――――――
○○大学　□□ □□
メール：xxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
――――――――――――――

誠実さ・正確さ・形式美の3点を意識すれば、どんな企業にも通用するメールになります。

日程調整メールで注意すべきミスとNG例

どんなに丁寧に書いても、ちょっとしたミスで相手に誤解を与えてしまうことがあります。

この章では、よくある失敗例とその改善ポイントを整理して紹介します。

「来週ならOKです」はNG？曖昧表現の改善例

「来週なら大丈夫です」「午後が空いています」などの曖昧な表現は、相手に余計な手間をかけてしまいます。

ビジネスメールでは、日付と曜日をセットで明記することが基本です。

NG例	改善例
来週なら大丈夫です	○月○日（○）または○月○日（○）の午後はいかがでしょうか
午後ならいつでも大丈夫です	○時〜○時の間でご都合はいかがでしょうか

「自分の空き時間を具体的に伝える」ことが、相手への思いやりです。

時間・件名の書き方で印象が変わる理由

時間や件名の書き方も、メール全体の印象に大きく影響します。

特に件名は、受信トレイでひと目見て内容がわかるように書くことが大切です。

項目	良い例	悪い例
件名	【ご確認】打ち合わせ日程の件	日程の件
時間表記	13時〜15時、15時以降など明確に	午後、夕方など曖昧
敬語	承知いたしました	了解しました

また、複数の日程候補を示す場合は、時系列順に並べると相手が選びやすくなります。

ちょっとした整理のひと手間で、メールの印象が格段に向上します。

特に件名と時間の書き方は「メールの第一印象」を左右する重要ポイントです。

メールは内容だけでなく“見やすさ”も信頼を生む要素のひとつ。

相手が迷わないよう、具体的かつ整理された表現を心がけましょう。

印象アップに差が出る＋αのひと工夫

メールの内容が整っていても、最後のひと手間で印象は大きく変わります。

この章では、相手への配慮が伝わる「ひと工夫」を紹介します。

「ご調整ありがとうございます」で信頼感を高める

忙しい中で予定を調整してくれる相手には、感謝の気持ちを一言添えるだけで印象が変わります。

特に、相手が複数の候補を出してくれた場合は、その手間をねぎらう言葉を入れるのが理想的です。

シーン	感謝の言葉例
日程を提案されたとき	ご調整ありがとうございます。
候補日をもらったとき	お手数をおかけしますが、ありがとうございます。
変更をお願いしたとき	ご迷惑をおかけいたしますが、ご対応感謝いたします。

フルバージョン例:

「お世話になっております。○○株式会社の△△です。

このたびは日程のご調整をいただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた○月○日（○）○時で問題ございません。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。」

たった一文でも、“相手を気づかう姿勢”が伝わるのがビジネスメールの魅力です。

署名・宛名の入れ方で整うビジネスメールの型

意外と見落とされがちなのが署名と宛名の書き方です。

署名は名刺代わりになる重要な部分なので、情報を整えて入れておくことが信頼につながります。

署名に入れる項目	備考
名前（フルネーム）	姓だけでなく名まで明記
会社名・部署	外部宛ての場合は必須
連絡先	メール・電話番号を両方記載

署名テンプレート例:

――――――――――――――
○○株式会社　△△ △△
メール：xxxx@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
――――――――――――――

また、メールの冒頭では宛名を必ず入れるようにしましょう。

「株式会社○○　△△様」のように会社名→名前→敬称の順に書くのが正しい形式です。

メールを送る前の最終チェックリスト

最後に、送信前に確認しておきたいチェックポイントをまとめます。

チェック項目	確認内容
1. 宛先	正しい相手に送信できているか
2. 件名	内容がすぐにわかるか
3. 日付・時間	誤りがないか
4. 敬語	丁寧すぎず、不足もないか
5. 署名	最新の情報が記載されているか

メールを送る直前の1分間で、このリストを確認するだけでもミスは大幅に減らせます。

送信ボタンを押す前の一呼吸が、信頼を守る最後の防波堤です。

丁寧に整えられたメールは、あなた自身の印象を静かに高めてくれます。

まとめ｜相手に信頼される日程調整メールとは

ここまで、日程調整メールの基本マナーから状況別の例文、印象を高める工夫までを解説してきました。

最後に、この記事のポイントを簡潔に振り返りましょう。

ポイント	要約
返信の速さ	メールを受け取ってから24時間以内が理想
敬語と構成	挨拶・感謝・回答・結びの4ステップで整える
例文の使い分け	短文はスピード重視、フル版は信頼重視
相手別対応	目上・同僚・企業担当者で表現を変える
＋αの配慮	感謝と署名の丁寧さで印象アップ

ビジネスシーンでは、メールの一文一文が「あなたの姿勢」を表しています。

どんなに忙しくても、相手への配慮を忘れずに返信することが信頼を築く第一歩です。

日程調整メールの本質は“段取り力＋思いやり”。

この2つを意識すれば、どんな相手にも安心して返信できるようになります。

今日から、あなたのメールが「信頼を生む文章」に変わるはずです。