メールの受信確認と返信の例文集！すぐ使える丁寧・失礼にならない文面まとめ

「メールを確かに受け取りました」と伝える一言にも、相手との信頼を築く大切な意味があります。

しかし、言葉の選び方を間違えると、そっけない印象になってしまうこともありますよね。

この記事では、ビジネス・社内・フリーランスなどさまざまなシーン別に、失礼にならず丁寧に伝えられる受信確認メールの書き方と例文を紹介します。

また、返信のタイミングや英語での表現、返信漏れを防ぐコツまで網羅。

この記事を読めば、どんな相手にも安心感を与える「完璧な返信メール」が書けるようになります。

メールの受信確認とは？ビジネスでの意味と役割

ここでは、メールの受信確認がなぜ必要なのか、その目的とビジネス上の役割を解説します。

「受信しました」という一言でも、実は相手の信頼を支える大切なメッセージになります。

なぜ「受信確認」を伝えることが大切なのか

ビジネスでは、送信したメールが相手に届いているかどうかを確かめる手段が限られています。

そのため、受信した側が「確かに受け取りました」と返信することで、相手に安心感を与えることができます。

受信確認メールは、信頼関係を築く最初の一歩とも言えます。

特に業務連絡や資料送付など、正確なやり取りが求められる場面では欠かせません。

返信の目的	期待される効果
届いたことを知らせる	送信側の不安を解消する
確認中であることを伝える	対応の見通しを共有できる
丁寧な対応を印象づける	信頼関係を強化する

「返信不要」メールでも返信したほうがいいケース

件名や本文に「返信不要」と書かれている場合でも、状況によっては一言返したほうが好印象です。

例えば、上司や取引先から資料が送られてきた場合など、感謝や確認のメッセージを添えるだけでも丁寧な印象になります。

「返信不要」とあっても、相手が労力をかけて送ってくれた場合は一言返信するのが礼儀です。

たとえば、以下のような簡単な文面でも十分です。

【例文：返信不要メールへの丁寧な返信】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

資料を確かに受け取りました。ありがとうございます。

ご丁寧に共有いただき感謝いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

たとえ短い文面でも、「受け取りました」「ありがとうございます」と伝えることで、相手に誠実な印象を与えられます。

このような受信確認は、ほんの数行の返信であってもビジネス上の信頼を積み重ねる行動につながります。

受信確認メールの基本マナー

この章では、メールの受信確認を行う際に気をつけたい基本的なマナーを紹介します。

相手に丁寧で安心感のある印象を与えるためのコツを、実践的なポイントと例文を交えて解説します。

返信のタイミングと文面の基本ルール

受信確認の返信は、基本的にメールを受け取った当日中に行うのが望ましいとされています。

特に業務上のメールでは、24時間以内に返信することで「迅速で丁寧な対応」という印象を与えられます。

すぐに対応内容を返信できない場合でも、「受け取りました」と一言だけでも送っておくのがマナーです。

返信の速さは、相手への信頼と誠意を示すサインです。

返信タイミング	印象
当日中（理想）	迅速・丁寧な対応
翌日	通常の対応として許容範囲
2日以上後	返信が遅い印象を与える

【基本例文】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

メールを確かに受け取りました。ご送付いただきありがとうございます。

内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。

取り急ぎ、受領のご連絡まで申し上げます。

相手に失礼にならない言葉づかいのコツ

「受け取りました」「了解しました」など、受信確認の表現はさまざまですが、カジュアルすぎる言葉はビジネスには不向きです。

以下のような表現を使うと、より丁寧で好印象なメールになります。

避けたほうがよい言葉	おすすめの言い換え
了解しました	承知いたしました
見ました／見ておきます	拝見いたしました／確認いたします
OKです	問題ございません

たとえば、以下のように書くとやわらかく、かつ丁寧な印象になります。

【例文：言葉づかいに配慮した返信】

〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

ご連絡いただきありがとうございます。資料を確かに拝受いたしました。

内容を確認のうえ、追ってご連絡いたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

丁寧な言葉づかいは、相手への敬意と誠実さを伝える最もシンプルな方法です。

シーン別・メール受信確認の返信例文集

この章では、実際のビジネス現場でそのまま使える受信確認メールの例文を、状況別に紹介します。

フォーマルなやり取りから社内向け、そしてフリーランスなどのカジュアルな場面まで、幅広くカバーしています。

一般的なビジネスシーンでの例文

まずは、取引先や顧客とのやり取りで使える最も基本的な受信確認メールの形です。

相手に「届いています」と明確に伝え、感謝の気持ちを添えることがポイントです。

【例文：基本形】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

ご送付いただいた資料を確かに受け取りました。迅速なご対応をいただき、誠にありがとうございます。

内容を確認のうえ、改めてご連絡申し上げます。取り急ぎ、受領のご連絡まで申し上げます。

ポイント	説明
文頭で受信を明確に伝える	「確かに受け取りました」を最初に書くと意図が伝わりやすい
感謝を添える	「ありがとうございます」など一言入れると印象が柔らかくなる

社内連絡・上司宛の丁寧な返信例

社内の上司や同僚への返信では、形式を保ちつつもやや簡潔にまとめると読みやすくなります。

【例文：社内用の丁寧な返信】

〇〇部 △△様

お疲れさまです。□□です。

資料を受け取りました。ご共有ありがとうございます。

内容を確認のうえ、明日までに対応いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

また、特に上司宛の場合は以下のように、少し丁寧な言い回しにするとより印象が良くなります。

【例文：上司宛のフォーマル返信】

〇〇部長

お疲れさまです。□□です。

ご送付いただきました資料を拝受いたしました。

お忙しい中ご準備いただき、ありがとうございます。

内容を確認のうえ、別途ご報告申し上げます。

相手	トーン
上司・取引先	「拝受いたしました」「ご対応ありがとうございます」など丁寧表現を使用
同僚・チーム内	「受け取りました」「確認します」など簡潔で問題なし

フリーランス・取引先へのカジュアルな返信例

フリーランスや外部パートナーとのやり取りでは、堅すぎない自然な文面が好まれます。

ただし、ビジネス相手である以上、丁寧語は必ず維持しましょう。

【例文：カジュアルビジネス向け】

〇〇様

データ受け取りました。ありがとうございます。

内容を確認して、明日中にご返信いたします。

よろしくお願いいたします。

さらに少しフォーマルにしたい場合は、次のような書き方もおすすめです。

【例文：柔らかく丁寧な表現】

〇〇様

いつもありがとうございます。□□です。

ご送付いただいた資料を確かに受け取りました。

ご対応いただき感謝いたします。確認後、改めてご連絡いたします。

相手との関係性に合わせて文のトーンを調整することで、自然で信頼感のある印象を与えられます。

感謝やお礼を添える受信確認メールの書き方

この章では、単なる「受け取りました」だけで終わらせず、相手への感謝を添えた受信確認メールの書き方を紹介します。

ひとことお礼を加えるだけで、相手に温かい印象を与えることができます。

相手の印象を良くする「一言」を添えるコツ

受信確認メールにお礼の言葉を加えると、「気づかいのある人」という印象を持たれやすくなります。

感謝の表現はビジネスでの信頼を深める最も簡単な方法です。

たとえば、以下のような文面を参考にしてみてください。

【例文：感謝を添えた受信確認】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

ご送付いただきありがとうございます。資料を確かに受け取りました。

早速内容を確認させていただきます。お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございました。

また、複数の相手に同報で送る場合には、やや柔らかい言い回しを使うと自然です。

【例文：複数宛に送る場合】

関係者各位

お世話になっております。□□です。

資料を確かに受け取りました。迅速にご対応いただき、ありがとうございます。

内容を確認のうえ、後日ご報告いたします。

ポイント	解説
感謝を具体的に述べる	「ご対応いただき」「ご共有くださり」など、行動に対して感謝する
タイミングを伝える	「後日ご報告いたします」「確認後に連絡します」で誠実な印象に

返信が遅れる場合のフォロー文例

すぐに対応できない場合でも、「受け取りました」と伝え、返信予定を添えることで相手の不安を防げます。

返信が遅れるときほど、丁寧な言葉でフォローすることが重要です。

【例文：返信が遅れる場合の丁寧な対応】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

資料を確かに受け取りました。ありがとうございます。

内容を確認のうえ、週明けにご返信いたします。

少々お時間をいただきますが、何卒よろしくお願いいたします。

さらに、状況説明を添えるとより誠実な印象になります。

【例文：確認中であることを伝える】

〇〇様

お世話になっております。□□です。

ご送付いただいたデータを受け取りました。

現在、関係部署にて内容を確認しております。

確認が完了次第、改めてご連絡申し上げます。

状況	対応例
すぐに返信できない	「後日ご返信いたします」と伝える
他部署で確認が必要	「確認のうえご報告いたします」と添える

返信が遅れる場合こそ、「誠実なひとこと」を添えることが、信頼を守る鍵になります。

英語での受信確認メールの例文

海外の取引先や英語圏の同僚とやり取りをする際も、「メールを確かに受け取りました」と伝えるのは基本マナーの一つです。

ここでは、フォーマルからカジュアルまで、使いやすい英語の受信確認メール例文を紹介します。

海外取引先に使えるシンプルな英文例

ビジネス英語では、短く明確に伝えることが最も大切です。

以下は、シンプルでどの場面でも使える受信確認の定型文です。

【例文：基本的なビジネス英文】

Dear Mr. Smith,

Thank you for your email. I have received the document successfully.

I will review it and get back to you shortly.

Best regards,
Yuki Tanaka

文面を短くまとめることで、相手がすぐに内容を把握しやすくなります。

フレーズ	意味・使い方
I have received your email.	「メールを受け取りました」最も基本的な表現
Thank you for sending the file.	「ファイルを送ってくれてありがとうございます」感謝を添える
I will check it and reply soon.	「確認してすぐに返信します」対応予定を伝える

ビジネス英語で使える表現パターン

相手の立場ややり取りの内容によって、文面のトーンを調整するとより自然です。

フォーマルな表現とカジュアルな表現の違いを以下にまとめます。

フォーマル表現	カジュアル表現
I have received your message. Thank you for your prompt response.	Got your message, thank you!
I will review the details and get back to you shortly.	I’ll take a look and reply soon.
I appreciate your quick action on this matter.	Thanks for sending it so quickly!

【例文：フォーマルトーン】

Dear Ms. Johnson,

I have received your report. Thank you very much for your prompt delivery.

I will review the content and contact you again by tomorrow.

Best regards,
Kenji Sato

【例文：ややカジュアルなトーン】

Hi Emily,

Thanks for your email! I’ve received the file and will check it later today.

I’ll let you know once I finish reviewing it.

Best,
Tomo

英語メールでは、相手との関係性に合わせてトーンを変えるのが自然なマナーです。

また、返信が遅れる場合には以下のような文を添えると安心感を与えられます。

【例文：返信が遅れるときの英語表現】

Dear Mr. Brown,

Thank you for your message. I have received the file and will review it over the weekend.

I’ll get back to you by Monday with my feedback.

Best regards,
Naoko

「I’ll get back to you by ○○」のように、返信予定を具体的に伝えることでビジネスでも信頼を得られます。

返信漏れを防ぐための工夫とメール管理術

この章では、メールの返信を忘れないための工夫や、日常的に使えるメール管理のコツを紹介します。

受信確認メールはシンプルな内容でも、見落とすと信頼を損ねることがあります。

小さな習慣と工夫で、返信漏れを確実に防ぎましょう。

テンプレート化と自動返信設定の活用法

同じような返信を頻繁に行う場合は、テンプレートを作っておくと効率的です。

テンプレート化しておくことで、メールの内容に迷わず、対応のスピードも上がります。

【例文：受信確認テンプレート】

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

メールを確かに受け取りました。ご連絡いただきありがとうございます。

内容を確認のうえ、後ほど改めてご返信いたします。

取り急ぎ、受領のご連絡まで申し上げます。

また、社内や取引先からのメールが多い場合は、自動返信を設定しておくのもおすすめです。

自動返信を使う場合は、トーンを丁寧に保つことが大切です。

【例文：自動返信メール】

件名：メール受信のお知らせ

〇〇株式会社
〇〇様

この度はご連絡ありがとうございます。

メールを受け取りました。内容を確認のうえ、担当者より追ってご連絡いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

方法	メリット
テンプレート登録	入力ミスを防ぎ、統一感のある返信ができる
自動返信設定	不在時や業務時間外でも迅速に対応できる

返信忘れを防ぐチェックリスト

メールの返信漏れをなくすためには、「管理の仕組み」を整えることが重要です。

特に、メールが多い部署では次のようなチェックリストを活用すると便利です。

【返信漏れ防止チェックリスト】

チェック項目	内容
受信フォルダを1日1回整理する	未返信メールを見逃さない
返信予定のメールに「フラグ」を付ける	優先度をすぐに確認できる
「返信済み」ラベルを設定する	対応済みメールを明確に区別できる
週末に未返信メールをチェック	見落としを週単位でリセットできる

OutlookやGmailなどのメールアプリには、「スヌーズ」や「リマインダー機能」があります。

これらを活用すれば、返信を後回しにしても自動で通知が届き、対応を忘れずに済みます。

【例文：リマインダー対応後の返信】

〇〇様

お世話になっております。□□です。

ご連絡いただいていた件、確認が完了いたしました。

お待たせしてしまい申し訳ございません。ご対応いただきありがとうございました。

「返信忘れを防ぐ仕組み」は、信頼されるビジネスパーソンに欠かせない習慣です。

まとめ｜丁寧な受信確認メールが信頼を築く

ここまで、メールの受信確認を伝える際のマナーや表現方法を、シーン別の例文を交えて紹介してきました。

「受け取りました」「ありがとうございます」のひとことでも、相手との関係性を大きく左右する大切なメッセージになります。

改めて、この記事のポイントを整理しておきましょう。

ポイント	内容
受信確認の目的	メールが届いていることを明確にし、相手を安心させる
返信のタイミング	できる限り当日中、遅くとも24時間以内に返信する
表現のコツ	感謝や次の行動を添えて、誠実な印象を与える
返信漏れ防止	テンプレートや自動返信、リマインダーで対応を習慣化する

受信確認の一言には、ビジネスの信頼を支える力があります。

形式的な挨拶に見えても、その裏には「あなたのメールをきちんと受け止めました」という誠意が込められています。

どんなに忙しくても、ほんの数行の返信を丁寧に書く習慣を持つことが、円滑なコミュニケーションと信頼関係の第一歩です。

今日からさっそく、あなたのメールにも「受信確認」のひとことを添えてみてください。