面接時間を変更するときの正しいメール例文と注意点【そのまま使える】

面接の予定は、就職活動や転職活動の中でも特に大切な約束です。

しかし、予定が重なったり、急な事情でどうしても面接時間を変更しなければならないこともあります。

そんなとき、どのようにメールを送れば失礼にならず、誠意を伝えられるのか悩む方は多いですよね。

この記事では、面接時間を変更する際の正しいメールの書き方や注意点を、状況別の例文付きでわかりやすく紹介します。

この記事を読めば、「このまま使える」メール例文と、印象を下げないためのマナーがすべて分かります。

相手への気遣いを大切にしながら、信頼を保てるメール対応を一緒に見ていきましょう。

面接時間の変更メールは「誠意」と「スピード」が命

面接時間を変更する際に最も大切なのは、相手への誠意と連絡のスピードです。

どんなに丁寧な言葉を使っても、連絡が遅れてしまうと印象が悪くなることがあります。

この章では、なぜ早めの連絡が重要なのか、また遅れてしまった場合のフォロー方法を解説します。

なぜ早めの連絡が大切なのか

採用担当者は、1日に複数の面接をスケジュールしています。

そのため、1件の時間変更でも他の候補者や関係部署の予定に影響することがあります。

早めに連絡することで、担当者が余裕をもって再調整でき、結果的にあなたへの印象も良くなります。

面接時間の変更は「できるだけ早く」が基本マナーです。

連絡のタイミング	印象
2日前まで	誠実で好印象
前日	やむを得ない場合は許容範囲
当日	必ず電話＋メールで丁寧に

たとえば、体調や交通トラブル以外にも、急な業務や予定変更などで面接時間をずらしたいことがあります。

そのようなときも、できるだけ早い段階で連絡することで信頼を失わずに済みます。

連絡が遅れたときに印象を下げないコツ

もし連絡が遅くなってしまった場合でも、対応の仕方次第で印象を保つことができます。

まずはお詫びを最初に伝えることが大切です。

理由を先に書くよりも、「お詫びの一文」から始めるほうが誠意が伝わりやすいです。

次に、相手の調整負担を考えて複数の候補時間を提示すると良いでしょう。

以下は、遅れてしまった場合でも丁寧に印象を保てるメールの例文です。

状況	表現例
連絡が遅れた場合	「ご連絡が遅くなり申し訳ございません。やむを得ない事情により面接時間の変更をお願い申し上げます。」
再調整を依頼する場合	「お手数をおかけして恐縮ですが、以下の候補時間で再調整いただけますと幸いです。」

また、最後に「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」という一文を添えることで、誠実な印象が残ります。

たった一文でも、相手の気持ちを和らげる力があるのです。

誠意とスピード、この2つを意識するだけで、メール対応の印象は大きく変わります。

面接時間を変更するときの正しい連絡手順

面接の時間を変更するときは、ただメールを送るだけでは不十分です。

相手に迷惑をかけず、スムーズに再調整してもらうためには、順序を守った連絡が欠かせません。

この章では、正しい手順と注意すべきポイントを整理して紹介します。

メールを送る前に確認すべき3つのポイント

まず、メールを送る前に以下の3点を必ず確認しましょう。

確認項目	内容
①日程の確認	もともとの面接日時を再確認し、変更希望の候補時間を準備しておく。
②担当者名の確認	案内メールなどに記載されている担当者の正式名を確認し、宛名を間違えない。
③連絡手段の確認	企業からの案内に「メールでの連絡をお願いします」など指定がないかをチェック。

この3つを確認しておくだけで、誤送信や混乱を防ぐことができます。

「相手の手を煩わせない準備」が社会人としての第一歩です。

電話とメール、どちらを先にすべき？

原則として、面接前日の変更や当日の連絡は電話が優先です。

ただし、連絡がつかない場合や、企業から「メールでお願いします」と指示されている場合は、メールでも問題ありません。

状況	最適な連絡手段
2日以上前	メールでOK
前日	電話＋メール
当日	まず電話、その後に確認メール

メールだけで済ませると「誠意が伝わりにくい」と感じられる場合もあるため、時間が迫っている場合は電話で伝えたうえで、メールを補足として使いましょう。

「電話で伝える→メールで記録を残す」が最も丁寧な対応です。

変更メールを送るベストタイミング

面接時間の変更をお願いする際は、できる限り午前中に連絡するのが望ましいです。

人事担当者がスケジュールを組み直しやすいのは、午前9時～11時ごろと言われています。

送信タイミング	理由
午前9時〜11時	担当者が出社直後で対応しやすい
午後	社内会議や他業務で返信が遅れる可能性がある

また、連絡を送ったあとに返信がない場合は、翌日午前に再度軽く確認メールを送るのも丁寧です。

焦らず、かつ迅速に行動することが信頼につながります。

「いつ」「どう連絡するか」を意識するだけで、印象は格段に良くなります。

面接時間変更メールの正しい書き方と構成

面接時間の変更をお願いするメールは、シンプルながらも丁寧さと正確さが求められます。

文の流れや構成を意識することで、相手にとって読みやすく、誠意の伝わるメールになります。

この章では、基本の構成とそれぞれの書き方のコツを具体的に紹介します。

件名と宛名の書き方

件名は、採用担当者が受信ボックスで内容を一目で理解できるように、シンプルで具体的にします。

「面接時間変更のお願い（氏名）」が最も無難で分かりやすい表現です。

件名例	目的
面接時間変更のお願い（山田太郎）	最も一般的で見やすい
【日程調整のお願い】山田太郎	柔らかい印象でフォーマル
面接日程の再調整について（山田太郎）	再調整を強調したいとき

宛名には「会社名＋部署＋担当者名＋様」を正確に書きます。

担当者の名前がわからない場合は、「人事ご担当者様」でも問題ありません。

宛名の丁寧さは第一印象を左右します。

本文の基本構成（挨拶・理由・お詫び・候補日）

本文には一定の流れがあります。

下記の構成を守ることで、相手に伝わりやすく、ビジネスメールとしても正しい印象を与えます。

構成項目	書く内容
①挨拶・名乗り	「お世話になっております。〇月〇日〇時に面接を予定している〇〇です。」
②変更の理由	「恐縮ですが、都合により当日指定の時間での面接が難しい状況となりました。」
③お詫び	「ご多忙のところ誠に申し訳ございません。」
④候補日時	「〇月〇日の午後、または〇月〇日午前中はいかがでしょうか。」
⑤結び	「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

この構成を守ることで、ビジネスマナーを踏まえた丁寧な印象になります。

文章を短く区切ることで、読みやすさと誠実さの両立が可能です。

好印象を与える文章のトーンとは

丁寧すぎる言い回しは形式的に見え、逆にフランクすぎると軽い印象を与えます。

バランスを取るためには、「柔らかく、でも敬意のあるトーン」を意識しましょう。

悪い例	良い例
すみません、変更してもらえますか？	誠に恐縮ですが、面接時間の変更をお願いできますでしょうか。
○○の都合で行けません。	都合により、指定の時間での参加が難しい状況となりました。

「申し訳ありません」「恐縮ですが」「幸いです」といった表現は、ビジネスメールで非常に好印象です。

トーンを整えるだけで、文章全体の印象が格段に上がります。

状況別「面接時間変更」メール例文集

ここでは、実際に使えるメール例文をシーン別に紹介します。

どの例文も、件名・宛名・本文・署名を含んだフルバージョンです。

自分の状況に合わせて文面を調整すれば、そのまま送信できる完成形になっています。

一般的な時間変更のお願いメール

最もよく使われる、シンプルで丁寧なメール例文です。

特徴	ポイント
汎用的	ほとんどの状況で使える
フォーマル	社会人・学生どちらにも適応可能

【フルバージョン例文①】

件名：面接時間変更のお願い（山田太郎）

○○株式会社  
人事部　△△様  

お世話になっております。  
〇月〇日〇時に面接の予定をいただいております、山田太郎と申します。  

誠に恐縮ですが、都合により当日指定のお時間での面接が難しい状況となっております。  
つきましては、別のお時間にご調整いただくことは可能でしょうか。  

【希望日時】  
〇月〇日 午前／午後（〇時以降〜〇時まで）  

ご多忙のところお手数をおかけして申し訳ございませんが、  
ご確認のほどよろしくお願いいたします。  

――――――――  
山田 太郎  
電話番号：090-xxxx-xxxx  
メール：xxxxxx@gmail.com  
――――――――

当日に変更をお願いするケース

急な予定変更や不測の事態が起きたときは、まず電話、その後にこのメールを送るのが基本です。

件名：面接時間変更のお願い（山田太郎）

○○株式会社  
人事部　△△様  

お世話になっております。  
本日〇時より面接を予定しております、山田太郎と申します。  

誠に申し訳ございませんが、やむを得ない事情により、  
指定の時間に伺うことが難しい状況となっております。  

もし可能であれば、本日〇時以降または明日以降で  
再度お時間を調整いただけますと幸いです。  

急なお願いとなり恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。  

――――――――  
山田 太郎  
――――――――

相手に柔らかくお願いしたいとき

かしこまりすぎるよりも、やや柔らかく伝えたいときに使える文面です。

件名：面接時間変更のお願い（山田太郎）

○○株式会社  
人事部　△△様  

お世話になっております。  
〇月〇日に面接のお時間をいただいております、山田太郎です。  

恐縮ですが、予定していた時間に都合がつかなくなってしまいました。  
別の時間帯で再調整いただくことは可能でしょうか。  

以下の時間帯であれば調整が可能です。  

【候補時間】  
・〇月〇日 午前中  
・〇月〇日 午後〇時以降  

ご多忙のところお手数をおかけしますが、  
ご確認のほどよろしくお願いいたします。  

――――――――  
山田 太郎  
――――――――

企業側から面接時間を変更されたときの返信例

企業から「時間を変更してほしい」と連絡を受けた場合の返信例です。

件名：面接時間変更の件（山田太郎）

○○株式会社  
人事部　△△様  

お世話になっております。  
ご連絡をいただきありがとうございます。  

ご提案いただいた〇月〇日〇時の時間で問題ございません。  
当日はどうぞよろしくお願いいたします。  

お忙しい中ご調整いただき、誠にありがとうございます。  

――――――――  
山田 太郎  
――――――――

例文をそのまま使うのではなく、「日時」「社名」「宛名」は必ず自分の状況に合わせて修正しましょう。

細部の丁寧さこそが、誠意の伝わるメールを作る鍵です。

面接時間変更の際に気をつけるマナーとNG行動

面接時間を変更する際は、メール文面の丁寧さだけでなく、マナー面でも注意が必要です。

ちょっとした言葉遣いや対応の順番を間違えるだけで、印象を大きく損なうことがあります。

この章では、信頼を保つためのマナーと避けるべき行動を整理して紹介します。

無断キャンセルは絶対NG

最も印象を悪くするのは、連絡なしで面接を欠席することです。

どんな事情であっても、必ず「連絡」を入れることが社会人としての最低限のマナーです。

連絡の有無は信頼関係を左右します。

行動	印象
前もって変更を連絡	誠実で印象良い
当日、理由を添えて電話＋メール	誠意を感じる
無断で欠席	非常に悪印象

どうしても連絡が遅れる場合でも、たとえ一言でも「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」と伝えるだけで印象は大きく変わります。

理由は簡潔に・誠実に伝える

面接時間を変更する理由は、長々と説明する必要はありません。

「都合により」「やむを得ない事情で」などの表現で十分です。

詳細を説明しすぎると、かえって不自然に見える場合もあります。

悪い例	良い例
予定が入って行けなくなりました。	都合により、指定の時間に伺うことが難しい状況となっております。
ちょっと用事がありまして。	やむを得ない事情により、時間の変更をお願い申し上げます。

理由よりも、「お詫び」と「候補時間の提示」に重点を置くことで、より誠実な印象を与えられます。

相手が読みやすく、判断しやすい内容を意識することがポイントです。

複数候補日を提示して相手の負担を減らす

相手に再調整の手間をかけないよう、複数の候補日時を提示するのが理想です。

1つだけ提示すると、相手に再確認の手間をかけてしまいます。

提示方法	印象
1つだけ	相手の都合を考えていない印象を与える
2〜3つ提示	柔軟で誠実な印象になる

例文としては、以下のように書くと自然です。

【候補日時】  
・〇月〇日 午前中  
・〇月〇日 午後〇時以降  
・〇月〇日 午後  

候補を複数出すことで、担当者が「この人は気遣いができる」と感じやすくなります。

マナーは難しいことではありません。

相手の立場に立ち、「どうすればスムーズに対応できるか」を考えることが、最も大切なマナーの基本です。

まとめ｜誠意あるメール対応で信頼を保つ

面接時間を変更する連絡は、ただ予定を調整するだけの行為ではありません。

相手に対して誠実さや社会人としてのマナーを示す大切なコミュニケーションの一環です。

この章では、これまでのポイントを振り返り、印象を下げないための最終チェックをまとめます。

印象を下げない3つのルール

まず、どんな状況でも共通して意識しておきたいルールは3つあります。

ルール	ポイント
①早めの連絡	できるだけ前日までに、午前中の連絡がベスト。
②丁寧な言葉遣い	「恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」など、柔らかく敬意のある言葉を選ぶ。
③候補日を複数提示	相手の負担を減らし、調整しやすい姿勢を見せる。

この3つを守るだけで、相手からの信頼を失うことはほとんどありません。

逆に、連絡が遅かったり、要件が曖昧だったりすると、誠実さが伝わりにくくなってしまいます。

送信後に確認しておくべきチェックリスト

メールを送信したあとも、確認を怠らないことが大切です。

誤字や宛名の間違い、署名の抜けなど、細かなミスが印象を左右します。

確認項目	チェック内容
件名	「面接時間変更のお願い（氏名）」など、内容が明確か。
宛名	会社名・部署名・担当者名を正しく書けているか。
本文	お詫びと候補日時を忘れずに書いたか。
署名	氏名・電話番号・メールアドレスを明記したか。

「メールを送って終わり」ではなく、「最後まで気を配る」ことが信頼を生む秘訣です。

丁寧に、そして早く対応する――それが誠意ある印象を残す最良の方法です。

面接の時間変更メールは、誠実さを伝えるチャンス。

今回紹介したポイントと例文を参考に、安心して送れる完璧なメールを作成していきましょう。