【完全保存版】見積もりを断るメールの書き方と丁寧な例文50選

「見積もりをお願いしたけれど、他社に決まった」「予算の都合でお断りしたい」──そんなとき、どんなメールを送れば失礼にならないか迷いますよね。

実は、断りメールは内容よりも“言葉の温度感”が大切です。

相手への感謝を伝え、理由を簡潔に述べ、最後に前向きな一文を添えるだけで印象は大きく変わります。

この記事では、状況別の見積もり断りメール例文を多数掲載し、社会人なら知っておきたいマナーや表現のコツもわかりやすく整理しました。

どんな相手にも失礼にならない断り方を、今すぐマスターしましょう。

見積もりを断るメールを書く前に知っておくべき基本マナー

見積もりを断るメールは、ただ「断る」だけではありません。

相手の手間を思いやり、関係を円滑に保つための大切なコミュニケーションのひとつです。

この章では、失礼にならずに断るための基本マナーと考え方を整理します。

「感謝」「理由」「今後」の3ステップが断りの基本

断りメールの基本は感謝 → 理由 → 今後の3ステップで構成します。

まずは「見積もり対応をしてくれたこと」への感謝を伝えましょう。

次に、断る理由を簡潔に説明します。

最後に「また機会があればお願いしたい」と前向きな一言で締めると、印象が柔らかくなります。

ステップ	内容	例文
感謝	対応へのお礼を述べる	お見積もりをご提示いただき、誠にありがとうございました。
理由	簡潔かつ誠実に伝える	社内検討の結果、今回は見送らせていただくこととなりました。
今後	関係継続への意志を示す	次の機会がございましたら、ぜひご相談させていただければ幸いです。

返信のベストタイミングと文量の目安

断りの連絡は見積もりを受け取ってから2〜3日以内が理想です。

時間が経ちすぎると、相手が「まだ検討中なのか」と混乱してしまう可能性があります。

メールの長さは5〜7文程度で十分です。

長文になりすぎると、かえって恐縮させてしまうことがあるため注意しましょう。

項目	理想的な対応
返信タイミング	受領後2〜3日以内
文量	5〜7文（約300文字前後）
トーン	丁寧・淡々・前向き

断るときに守りたい4つのマナー（感情・言葉・形式・スピード）

断り方にはちょっとしたコツがあります。

以下の4点を意識するだけで、受け取る側の印象が大きく変わります。

マナー	ポイント
感情を抑える	主観や気持ちは書かず、事実ベースで伝える。
言葉づかい	「今回は見送らせていただきます」など、柔らかい言い回しを使う。
形式	件名・宛名・署名など、ビジネスメールの基本を整える。
スピード	決定したらすぐに連絡し、相手の対応を無駄にしない。

これらを意識すれば、断る側であっても信頼を失うことはありません。

誠実な断り方こそが、次の取引につながる第一歩です。

【状況別】見積もりを断るメールの丁寧な例文集（フルバージョン付き）

ここでは、実際にそのまま使える「フルバージョン例文」を中心にご紹介します。

状況ごとに少しずつ文面を変えることで、相手に与える印象を大きく改善できます。

また、時間がないときに便利な短文テンプレートもあわせて掲載します。

他社に決まったときの断りメール例文

他社に発注を決めた場合は、率直かつ丁寧に伝えましょう。

ポイントは「ご対応への感謝」と「今後への前向きな一言」です。

要点	意識すること
感謝	迅速な対応へのお礼を伝える。
理由	「他社に依頼することになった」と簡潔に述べる。
今後	次の機会への期待を添える。

【フルバージョン例文】

件名：見積もりの件につきまして

〇〇株式会社
営業部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびは見積依頼に迅速にご対応いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討を重ねた結果、今回は他社様にお願いすることとなりました。

お忙しい中ご尽力いただいたにもかかわらず、ご希望に添えず申し訳ございません。

今後またご相談させていただく機会がございましたら、その際はぜひよろしくお願いいたします。

取り急ぎ、ご連絡とお礼まで申し上げます。

敬具

【短文テンプレート】

このたびは見積もりにご対応いただきありがとうございました。
今回は他社様にお願いすることとなりましたが、またの機会にぜひご相談させてください。

予算オーバーで断る場合の例文

予算が合わない場合は、相手の提案を否定せず「魅力的だったが」とワンクッション置くと印象が良くなります。

ポイント	例文フレーズ
理由	「弊社の予算の都合により見送る」
配慮	「魅力的な内容でしたが」「ご提案には感謝しております」

【フルバージョン例文】

件名：お見積もりご対応のお礼

〇〇株式会社
営業担当　〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

先日はお忙しい中、詳細なお見積もりをご提出いただき誠にありがとうございました。

社内で検討いたしました結果、今回は弊社の予算の都合により見送らせていただくこととなりました。

ご提案内容は大変魅力的でしたが、現状では実現が難しく、心苦しく思っております。

また次の機会がありましたら、ぜひ改めてご相談させていただければ幸いです。

取り急ぎ御礼とご連絡まで申し上げます。

敬具

案件自体が中止・延期になったときの例文

案件がなくなった場合は、相手の努力をねぎらいつつ「事情による変更」であることを明確に伝えましょう。

【フルバージョン例文】

件名：見積依頼の件について

〇〇株式会社
営業部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

お見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。

社内の事情により、今回の案件自体を見送ることとなりました。

ご対応いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。

また同様の案件が発生した際には、ぜひ改めてご相談させていただきたいと考えております。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

敬具

複数社に依頼したうえで断る場合の例文

比較検討した旨を正直に伝えることで、相手も納得しやすくなります。

【フルバージョン例文】

件名：見積もり結果のご連絡

〇〇株式会社
営業部　〇〇様

お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびは見積依頼にご対応いただき、心より感謝申し上げます。

複数社様よりお見積もりをいただき、慎重に検討を重ねました結果、今回は別の企業様にお願いすることとなりました。

迅速かつ丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。

また次の機会がございましたら、ぜひお声がけさせていただきたいと思います。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

敬具

社内検討段階で見送る場合の例文

まだ発注自体が確定していない場合は、「検討の結果見送る」とシンプルに伝えます。

【フルバージョン例文】

件名：お見積もりに関するご連絡

〇〇株式会社
営業担当　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の△△です。

このたびはお見積もりをご提示いただき、誠にありがとうございました。

社内で慎重に検討いたしました結果、今回は見送らせていただくこととなりました。

ご提案の内容は非常に参考になりました。

今後また別案件でご相談させていただければ幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

敬具

【即使える】短文・簡易バージョンテンプレート集

時間がないときに便利な短文テンプレートです。

シーン	短文テンプレート
他社に決定	今回は他社様にお願いすることとなりました。ご対応に感謝いたします。
予算の都合	予算の都合により、今回は見送らせていただきます。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
案件中止	社内の事情により、案件を見送ることとなりました。ご協力ありがとうございました。
検討段階	検討の結果、今回は実施を見送ることとなりました。またの機会にお願いいたします。

断りメールの目的は「取引を終わらせること」ではなく「信頼を残すこと」です。

一言でも感謝と誠意を添えることで、次のご縁につながる可能性が高まります。

【フレーズ辞典】感じの良い断り表現・クッション言葉集

断りメールを丁寧に見せる最大のポイントは、「言葉の選び方」です。

同じ内容でも、表現を少し変えるだけで印象が大きく変わります。

ここでは、実際のメールで使えるフレーズをシーン別に整理しました。

断りの冒頭で使える感謝表現

まず最初に「ご対応ありがとうございました」「ご提案感謝いたします」といった感謝の言葉を添えることで、メール全体の印象が穏やかになります。

以下は、どんなケースにも使いやすい定番フレーズです。

目的	表現例
対応へのお礼	このたびはお見積もりをご提出いただき、誠にありがとうございました。
スピード対応への感謝	お忙しい中、迅速にご対応いただき感謝申し上げます。
丁寧な提案への感謝	ご丁寧なご提案をいただき、誠にありがとうございました。
打ち合わせなどへの感謝	先日はお時間をいただき、貴重なご意見を賜りありがとうございました。

感謝のフレーズは、断る前の「心のクッション」です。

最初の一文に“お礼”を入れるだけで、相手の受け取り方が柔らかくなることを意識しましょう。

柔らかく伝えるための定型フレーズ

断る理由をストレートに伝えると、冷たく聞こえてしまうことがあります。

そんなときは、クッション言葉を挟んでやわらかくするのがコツです。

目的	クッション表現
断りを始める	恐れ入りますが／誠に恐縮ですが／大変心苦しいのですが
理由を伝える	社内の都合により／今回は見送らせていただくことになり／予算の関係で
申し訳なさを表す	ご期待に添えず申し訳ございません／ご希望に沿えず恐縮しております
今後への期待	またの機会にぜひお願いできれば幸いです／引き続きご相談させていただければと思います

これらを組み合わせるだけで、どんな相手にも自然で礼儀正しい印象を与えることができます。

たとえば次のように使うとスムーズです。

例：「誠に恐縮ですが、社内の都合により今回は見送らせていただくこととなりました。」

「今後につなげる」前向きな一文集

断るだけで終わらせず、「またお願いしたい」「今後も相談したい」と伝えると、関係を良好に保てます。

以下は、メールの締めくくりに添えるのに最適なフレーズです。

シーン	締めの一文
再依頼の可能性がある場合	次の機会がありましたら、ぜひご相談させていただければ幸いです。
長期的な関係を意識する場合	今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。
お礼を強調したい場合	このたびのご対応に、心より感謝申し上げます。
柔らかく締めたい場合	また何かの折にはお声がけさせていただきたいと思います。

断りのメールは「次につなげる一言」が命です。

「これで終わり」と感じさせない表現ができると、ビジネスの信頼関係はより強くなります。

一文の温度感が、相手の印象を決める。そんな意識で文章を組み立ててみましょう。

断りメールをより信頼される文面に仕上げるポイント

断りメールは「内容」だけでなく、「見た目」や「構成の整え方」も信頼感に大きく影響します。

ここでは、読みやすく・印象が良く・相手に誠実さが伝わるメールを仕上げるためのコツを解説します。

誰でもすぐに実践できるポイントばかりなので、ぜひチェックしてみてください。

件名・宛名・署名の整え方

まず見直したいのが、メールの「入口」と「出口」にあたる部分です。

どんなに内容が丁寧でも、件名や署名が整っていないと印象を損ねてしまいます。

項目	良い例	ポイント
件名	「見積もりの件につきまして」「お見積もりご対応のお礼」	内容がひと目でわかる件名にする。
宛名	「〇〇株式会社　営業部　〇〇様」	会社名＋部署＋氏名を正式に書く。
署名	会社名／部署／氏名／電話番号／メールアドレス	短いメールでも必ず入れる。

件名はシンプルに、かつ「どの件に関する連絡か」が明確であることが大切です。

宛名と署名を整えることは、文章以上に誠実さを伝える要素になります。

テンプレートを自社の文体にアレンジするコツ

テンプレートをそのまま使うと、少し他人行儀に見えることがあります。

自社のトーンや立場に合わせて言葉を調整するだけで、印象がぐっと自然になります。

調整ポイント	具体例
語尾の統一	「〜いたします」「〜いたしました」で統一すると落ち着いた印象。
社内用語の排除	「弊社」「貴社」などの一般ビジネス用語に置き換える。
感謝の表現のトーン	「誠に」「心より」「深く」など、相手との関係性に応じて強弱をつける。

たとえば、親しい取引先には「またよろしくお願いいたします」で十分ですし、初めての相手には「引き続き何卒よろしくお願いいたします」と丁寧にすると好印象です。

テンプレートを“使う”ではなく、“活かす”ことが大切です。

メール以外（電話・チャット）で伝えるときの注意点

場合によっては、メール以外の方法で断りを伝える方が良いケースもあります。

特に相手が時間をかけて提案してくれた場合などは、ひとこと声をかけるだけで誠意が伝わります。

手段	向いているシーン	注意点
電話	見積対応に時間をかけてもらった場合	感謝とお詫びを最初に述べ、短く要件を伝える。
チャット・メッセージ	継続的な取引がある相手	略語やスタンプを避け、メールと同じ文体で送る。

どの手段で伝える場合も、基本は同じです。

感謝 → 理由 → 今後の流れを守れば、どんな伝え方でも誠実さは伝わります。

断りの連絡は気を使いますが、丁寧に行うことでむしろ信頼が深まることも多いものです。

「断ること」よりも「どう伝えるか」を意識することで、ビジネスの印象は確実に変わります。

まとめ｜断るメールこそ、信頼を築くチャンス

見積もりを断るメールは、一見「気まずい連絡」に思えるかもしれません。

しかし、丁寧に書けばそれは信頼を築くための大切な一通になります。

最後に、これまでのポイントを整理しておきましょう。

誠実な一通で「印象が良くなる理由」

断る連絡を丁寧に行う人は、「誠実で信頼できる」という印象を持たれます。

これは単なる礼儀ではなく、今後の取引や人間関係を円滑にする“投資”でもあります。

良い印象を与える要素	理由
迅速な返信	相手の時間を大切にしている姿勢が伝わる。
感謝の言葉	「対応してもらった」ことをきちんと評価できる人だと感じられる。
前向きな締め方	「またの機会に」という一言で、関係を保つ意思が伝わる。

断り方の丁寧さは、ビジネスマナーの最終チェック項目です。

気遣いを感じる文章は、相手に「またこの人と仕事をしたい」と思わせる力があります。

「感謝＋理由＋今後」でどんな相手にも失礼にならない

どんなシーンでも、迷ったらこの3つの流れを意識してみてください。

構成	内容	例文
感謝	相手の対応をねぎらう。	このたびはご対応いただき、誠にありがとうございました。
理由	事実を簡潔に伝える。	社内で検討した結果、今回は見送らせていただくこととなりました。
今後	関係を前向きに締めくくる。	また次の機会がございましたら、ぜひご相談させていただければ幸いです。

この3ステップは、どんな業界・立場でも応用可能です。

丁寧な言葉選びさえ意識すれば、断りのメールも「感じの良い連絡」に変わります。

最後にもう一度、この記事の核心をまとめます。

• 断りメールは、誠実さと配慮が伝わるチャンス
• 「感謝・理由・今後」の流れで簡潔に構成する
• どんな場合も、前向きな一文で締めくくる

断り方の丁寧さは、ビジネスパーソンの印象を決定づける要素です。

誠実な対応を積み重ねることで、信頼は自然とあなたのもとに戻ってきます。