ビジネスメールで相手に返信するとき、「了解しました」と送ることが多いですよね。
しかし、この表現は使う相手や状況によっては「軽い」「上から目線」と受け取られることもあります。
この記事では、「了解」という言葉の正しい使い方と、代わりに使える丁寧な表現をわかりやすく解説します。
同僚・上司・取引先など、相手別にすぐ使える例文を多数紹介し、状況に応じた返信のコツもまとめました。
メールの印象を良くしたい人、丁寧で信頼感のある返信を身につけたい人におすすめの完全ガイドです。
ビジネスメールで「了解」を使うときに注意すべき基本マナー
ビジネスメールでは、短い返信であっても言葉遣いが相手の印象を大きく左右します。
特に「了解」という表現は便利ですが、使う相手や状況によっては丁寧さを欠くと受け取られることがあります。
ここでは、「了解」という言葉の基本的な意味と、ビジネスでの適切な使い方を整理していきましょう。
「了解しました」はどんな意味？
「了解しました」は、「理解して受け入れました」という意味を持つ表現です。
日常会話ではよく使われますが、ビジネスでは相手との関係性によって印象が変わります。
つまり、「了解しました」は対等な立場で使う表現であり、目上の相手への敬意を示す言葉ではありません。
| 使う場面 | 印象 |
|---|---|
| 同僚や後輩への返信 | 自然で問題なし |
| 上司や取引先への返信 | やや軽く感じられる |
「了解」は目上に使っていい？ NGとされる理由
目上の人に「了解しました」を使うと、相手によっては「軽く受け流された」と感じることがあります。
理由は、「了解」という言葉が本来、対等もしくは目下の者に使う表現だからです。
そのため、上司・先輩・取引先などには「承知しました」や「かしこまりました」を使うのが適切です。
| 相手 | 適した表現 |
|---|---|
| 同僚・後輩 | 了解しました |
| 上司・先輩 | 承知しました |
| 取引先・顧客 | かしこまりました |
「了解しました」と「承知しました」の違いを整理
どちらも似た意味に見えますが、敬意の度合いに違いがあります。
「了解しました」は理解と受諾を表す中立的な言葉、「承知しました」は相手の指示を丁寧に受け入れる謙譲語です。
| 表現 | 敬意レベル | 使える相手 |
|---|---|---|
| 了解しました | ★★☆☆☆（普通） | 同僚・後輩 |
| 承知しました | ★★★★☆（丁寧） | 上司・取引先 |
| かしこまりました | ★★★★★（最も丁寧） | 顧客・外部対応 |
以下のように使い分けると、相手に好印象を与えられます。
例文：
- 同僚へ：「資料の件、了解しました。午後までに共有します。」
- 上司へ：「ご指示の件、承知しました。対応を進めます。」
- 取引先へ：「ご要望の件、かしこまりました。確認のうえご連絡いたします。」
また、単に「了解しました」とだけ書くと冷たい印象になるため、一文添えることがマナーです。
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 資料送付の件（ご連絡ありがとうございます） | 〇〇株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の山田です。 ご送付いただいた資料、了解しました。 内容を確認のうえ、必要事項を本日中に共有いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
相手の立場に合わせて「了解」「承知」「かしこまりました」を選ぶことが、信頼されるメールの第一歩です。
社内で使える「了解」返信の正しい例文
社内メールでは、相手が同僚や先輩など比較的近い関係であることが多く、「了解しました」を使う場面も自然にあります。
ただし、同じ社内でも立場によって言葉の選び方を変えることで、より信頼感のあるやり取りができます。
ここでは、同僚・上司・チーム内などで使える実践的な返信例を紹介します。
同僚・後輩への丁寧な返信例
同僚や後輩には「了解しました」で十分ですが、返信を一言で終わらせず、行動を添えることで印象がアップします。
「了解しました」＋「具体的な対応」を意識しましょう。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 業務依頼 | 「ご連絡ありがとうございます。内容、了解しました。本日中に対応します。」 |
| 資料確認 | 「資料の件、了解しました。確認のうえ、明日までにコメントを送ります。」 |
| 予定調整 | 「打ち合わせの時間変更、了解しました。新しい時間で予定を調整します。」 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 打ち合わせ時間変更の件 | 〇〇さん
ご連絡ありがとうございます。 打ち合わせ時間の変更、了解しました。 カレンダーの予定も更新しました。 よろしくお願いします。 |
上司への返信で避けたい表現とベストな言い換え
上司に対して「了解しました」を使うと、少し軽い印象になる場合があります。
そのため、「承知しました」や「かしこまりました」を使うのが望ましいです。
| 避けたい表現 | 丁寧な言い換え |
|---|---|
| 了解しました | 承知しました／かしこまりました |
| わかりました | 承知いたしました |
| OKです | 承知いたしました。対応いたします。 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 会議資料修正の件 | 〇〇部長
お疲れさまです。△△です。 ご指示いただいた会議資料の修正内容、承知しました。 本日中に修正版を共有フォルダへアップいたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。 |
「了解です」「了解しました」の正しい使い分け方
「了解です」はカジュアル、「了解しました」は丁寧という違いがあります。
社内チャットなどでは「了解です」でも問題ありませんが、メールでは「了解しました」を使うほうが無難です。
| 表現 | 使用場面 |
|---|---|
| 了解です | チャット・口頭でのやり取り |
| 了解しました | 社内メール・正式な文面 |
例文：
- チャット：「了解です。こちらで進めておきます。」
- メール：「了解しました。進行状況を明日共有します。」
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 進行確認の件 | 〇〇さん
お疲れさまです。 進行スケジュールについてのご連絡、了解しました。 タスク内容を確認し、明日までに進捗を報告いたします。 どうぞよろしくお願いいたします。 |
社内では、言葉のトーンよりも「丁寧さ」と「次の行動」を明確に伝えることが信頼につながります。
社外メールでは「了解」NG？代わりに使える丁寧表現
社外の相手、つまり取引先やお客様とのメールでは、「了解しました」を使うと少し軽い印象を与えてしまうことがあります。
ビジネスの信頼関係を築くうえでは、相手への敬意が伝わる言葉選びが重要です。
ここでは、「了解」の代わりに使える丁寧な表現と、実際に使える例文を紹介します。
「承知しました」「かしこまりました」「承りました」の違い
これら3つはすべて「了解」の丁寧な言い換えですが、意味や使う場面に微妙な違いがあります。
どの表現を使うかで、相手に与える印象が変わります。
| 表現 | 意味 | 使用シーン |
|---|---|---|
| 承知しました | 理解して受け入れた | 上司・取引先への一般的な返信 |
| かしこまりました | 謙虚に承諾した | お客様や年上の相手への返信 |
| 承りました | 正式に受け取った | 注文・依頼・申込みの返信 |
どれもフォーマルな言葉ですが、使い方を誤ると不自然になるため注意が必要です。
お客様・取引先への返信で使える好印象な例文集
社外メールでは、丁寧で柔らかい印象を与える一文を添えると効果的です。
以下は、状況別に使える実践的な例文です。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 依頼内容を受けたとき | 「ご依頼の件、承知しました。詳細を確認のうえ対応いたします。」 |
| 日程調整の返信 | 「ご提案いただいた日程、かしこまりました。当日は13時に伺います。」 |
| 注文・申込み受付 | 「お申し込みの件、承りました。担当部署より改めてご連絡いたします。」 |
フルバージョン例文（取引先向け）：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| ご依頼内容の件（承知しました） | 〇〇株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の山田です。 ご依頼いただいた内容、承知しました。 詳細を確認のうえ、明日中に対応いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。 |
「了解いたしました」はどんな場面でOK？
「了解いたしました」は、「了解しました」に「いたしました」を加えた少し丁寧な表現です。
社内では問題なく使えますが、社外ではやや軽く感じられることがあります。
つまり、「了解いたしました」は社内向け、社外は「承知しました」または「かしこまりました」が基本です。
| 表現 | 使用可否 | 備考 |
|---|---|---|
| 了解いたしました | △（社内のみ可） | 取引先には使わない |
| 承知しました | ◎（社外でも可） | 最も汎用的 |
| かしこまりました | ◎（顧客対応に最適） | やや柔らかい印象 |
フルバージョン例文（顧客対応メール）：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 納品スケジュール変更の件 | 〇〇様
ご連絡ありがとうございます。 納品スケジュールの変更、かしこまりました。 新しい日程に合わせて調整いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
社外では「了解」を避け、敬意を示す表現を選ぶことで、信頼感と丁寧さを両立できます。
状況別「了解」以外の返信フレーズ一覧
メールでは「了解しました」だけでなく、状況に応じて使えるさまざまな表現があります。
一言変えるだけで、受け取る相手の印象が大きく変わることもあります。
ここでは、依頼・確認・お礼などのシーン別に、自然で好印象な返信フレーズを紹介します。
依頼・指示を受けたときの例文
依頼や指示に対しては、受け取ったことを明確にし、対応の意思を伝えるのがポイントです。
「承知しました」「かしこまりました」＋行動の一言が理想です。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 上司からの依頼 | 「ご指示の件、承知しました。すぐに対応いたします。」 |
| 取引先からの依頼 | 「ご依頼の内容、かしこまりました。準備が整い次第ご連絡いたします。」 |
| 社内プロジェクトの指示 | 「内容、了解しました。本日中に進めておきます。」 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 資料作成のご依頼（承知しました） | 〇〇部長
お疲れさまです。△△です。 ご依頼いただいた資料の件、承知しました。 内容を確認し、明日午前中までにドラフトを共有いたします。 よろしくお願いいたします。 |
日程調整・確認メールでの例文
日程のやり取りでは、相手の提案に同意するだけでなく、「確認」「調整」「対応」などの言葉を添えると丁寧です。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 日程提案への返信 | 「ご提案の日程、承知しました。当日よろしくお願いいたします。」 |
| 予定変更の連絡 | 「変更の件、かしこまりました。予定を修正いたします。」 |
| 確認事項への返信 | 「ご確認の件、承りました。詳細を確認し、改めてご連絡いたします。」 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 打ち合わせ日程のご連絡（承知しました） | 〇〇株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の山田です。 ご案内いただいた打ち合わせの日程、承知しました。 当日は13時にお伺いします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
お礼や返信不要のケースでのスマートな表現
相手がわざわざ返信を求めていない場合でも、軽く一言伝えることで印象が良くなります。
ただし、丁寧すぎると逆に堅く感じられるため、シンプルに伝えましょう。
| シーン | 例文 |
|---|---|
| 資料送付への返信 | 「資料、受領いたしました。ありがとうございます。」 |
| 確認完了の連絡 | 「内容、拝見しました。問題ございません。」 |
| 連絡完了後の締め | 「ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。よろしくお願いいたします。」 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 資料受領のご連絡 | 〇〇様
ご送付いただいた資料、受領いたしました。 ご対応いただき、誠にありがとうございます。 確認のうえ、必要に応じて改めてご連絡いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
「了解」以外の言葉を状況に合わせて使い分けることで、短いメールでも誠実さと信頼感を伝えられます。
メールで「了解」を使うときの注意点とマナーまとめ
「了解」は便利な言葉ですが、ビジネスメールでは使い方を誤ると相手に失礼な印象を与えることがあります。
ここでは、「了解」を使う際に気をつけたいポイントと、より丁寧な印象にするためのコツをまとめました。
これを意識するだけで、どんな相手にも安心感を与えるメールが書けるようになります。
返信を一言で終わらせない工夫
短く済ませたいときでも、単に「了解しました。」だけで終わると冷たく感じられます。
一文添えることで「丁寧さ」や「誠意」を伝えることが大切です。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
| 了解しました。 | 了解しました。内容を確認のうえ対応いたします。 |
| 承知しました。 | 承知しました。早急に進めさせていただきます。 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| ご連絡内容の確認（承知しました） | 〇〇様
ご連絡ありがとうございます。 内容、承知しました。 詳細を確認し、完了次第ご報告いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
相手や関係性で使い分ける判断基準
「了解」「承知」「かしこまりました」にはそれぞれ適した相手があります。
相手の立場や関係性に応じて言葉を選ぶことで、自然で信頼される印象を与えられます。
| 相手 | 適切な表現 | 使用例 |
|---|---|---|
| 同僚・後輩 | 了解しました | 「資料の件、了解しました。確認しておきます。」 |
| 上司・先輩 | 承知しました | 「ご指示の件、承知しました。対応を進めます。」 |
| 取引先・顧客 | かしこまりました／承りました | 「ご依頼の件、かしこまりました。当日よろしくお願いいたします。」 |
フルバージョン例文：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| 日程調整の件（かしこまりました） | 〇〇株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の山田です。 ご提案いただいた日程、かしこまりました。 当日は13時にお伺いします。 何卒よろしくお願いいたします。 |
チャット・LINEとメールの使い分け
最近では、社内連絡をチャットツールやLINEで行うケースも増えています。
ただし、メールとチャットでは言葉のトーンを分けることがマナーです。
チャットでは「了解です」、メールでは「承知しました」が基本です。
| 媒体 | 使える表現 | 備考 |
|---|---|---|
| チャット・社内LINE | 了解です／了解しました | フランクなやり取り向け |
| 社内メール | 了解しました／承知しました | 正式なやり取り向け |
| 社外メール | 承知しました／かしこまりました | 敬意を示す表現 |
フルバージョン例文（社内メール）：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| タスク共有の件 | 〇〇さん
ご連絡ありがとうございます。 内容、了解しました。 担当箇所を確認し、明日までに進捗を共有します。 よろしくお願いします。 |
場面や相手に合わせて表現を切り替えることで、あなたのメールはより丁寧で信頼されるものになります。
まとめ｜「了解」よりも信頼感を伝える返信を意識しよう
「了解しました」は便利な言葉ですが、相手との関係性を考えずに使うと、思わぬ誤解を招くことがあります。
この記事で紹介したように、ビジネスメールでは状況に応じた丁寧な言葉選びが重要です。
同僚には「了解しました」、上司や取引先には「承知しました」や「かしこまりました」、依頼を受けた場合は「承りました」と使い分けるのが基本です。
| 相手 | 適した表現 | 例文 |
|---|---|---|
| 同僚・後輩 | 了解しました | 「資料の件、了解しました。確認のうえ対応します。」 |
| 上司 | 承知しました | 「ご指示の件、承知しました。早急に対応いたします。」 |
| 取引先・顧客 | かしこまりました／承りました | 「ご依頼の件、かしこまりました。担当部署に共有いたします。」 |
また、メールの印象を良くするためには、返信を一言で終わらせず、「確認いたします」「対応いたします」などの行動を添えることも大切です。
これにより、相手は「きちんと対応してくれている」と安心感を持てます。
フルバージョン例文（総まとめ）：
| 件名 | 本文 |
|---|---|
| ご連絡内容の件（承知しました） | 〇〇株式会社 △△様
いつもお世話になっております。□□株式会社の山田です。 ご連絡いただいた内容、承知しました。 詳細を確認のうえ、対応が完了次第ご報告いたします。 引き続きよろしくお願いいたします。 |
メールは短くても、言葉の選び方ひとつで相手への印象が変わります。
「了解」よりも丁寧で信頼感のある表現を意識することが、社会人としての基本マナーです。
日々のメールで言葉を磨けば、信頼も自然と積み重なっていきます。
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